Már többször írtunk az e-learning bevezetésének költségeiről, és nem rég egy beszélgetésen is részt vettünk, ahol arról folyt a beszélgetés, hogy mennyibe kerülnek a tananyagok. Ez utóbbi beszélgetés apropója egy kétéves cikkünk volt (Mennyibe kerül az e-learning).
Mostanában is sokszor kapjuk meg a kérdést, , hogy „mennyibe kerül egy e-learning”?. Erre a kérdésre, a kérdés feltevésének pillanatában nincs jó válasz, hiszen hiányoznak azok az információk, amelyek tudatában több opciót is fel lehet sorolni árazás szempontjából is. Megpróbálunk azonban segítő kezet nyújtani azoknak, akik költség oldalról közelítenek: ha az nem is tudjuk megmondani, hogy mennyibe kerül az első modul, vagy az oktatásmenedzsment rendszer, azt meg tudjuk mondani, hogy mivel lehet csökkenteni a költségeket!
Nézzük tehát, melyek azok a tényezők, amelyekkel csökkenthetőek az ajánlatban szereplő árak!
- Oktatásmenedzsment rendszer: Rengeteg keretrendszer van ma már a piacon, amelyek nem csak funkcionalitásban, hanem árazásban is nagyban tudnak különbözni. Ahhoz, hogy kiválasszuk a számunkra megfelelőt, át kell gondolnunk, hogy pontosan mire szeretnénk használni. Ha csak dokumentumokat szeretnénk feltölteni, vagy csak adminisztrációra használnánk, elég lehet egy egyszerűbb rendszer, da ha összetettebb riportokat, komolyabb kurzusstruktúrákat szeretnénk, akkor már egy komolyabb rendszert kell választanunk. Kérdés továbbá, hogy a cég IT biztonsági előírásai megengedik-e, hogy a rendszer „hostolt” legyen, vagyis számítási felhőben működjön-e. Ebben az esetben a rendszert és a hozzá tartozó szakértelmet nem kell teljes egészében megvásárolni, fenntartani, hanem elegendő szolgáltatásként igénybevenni.
- Támogatás: Sok esetben a rendszerek támogatását is ki lehet adni a beszállítónak, kérdés, hogy mennyire éri meg, és van-e olyan munkatárs, akinek munkaidejébe belefér még egy ilyen feladatkör is. Más és más a nyílt és zárt forráskódú rendszerek támogatása: előbbi esetében önkéntes alapon zajlik együtt a frissítések, kiegészítők fejlesztésével, vagyis probléma esetén ugyan több ezer szakértőhöz fordulhatunk – ha van olyan aki éppen ráér. Utóbbi esetében viszont saját fejlesztőgárda és támogató csapat áll rendelkezésre, ami garantálja, hogy a bejelentett hibákra választ is kapunk, de ezért fizetnünk kell.
- Tananyagfejlesztés módja: A tananyagot fejlesztheti maga a cég is, de külsős beszállító is, ami költségesebbnek tűnhet első ránézésre. Mérlegelendő viszont, hogy van-e szabad kapacitás a cégen belül arra, hogy betanuljon és tananyagot fejlesszen, vagy ha nincs akkor az újonnan felvett kolléga mit fog csinálni, ha kifutnak a tananyag fejlesztési feladatok. Nem elvetendő szempont, hogy mennyi idő és tapasztalat kell ahhoz, hogy egy belsős kolléga megfelelő színvonalú anyagot tudjon készíteni.
- Tananyagfejlesztő eszköz: Vannak e-learninggel foglalkozó cégek, akik programozók segítségével fejlesztenek tananyagot, vannak olyanok, akik konkrét tananyagfejlesztő szoftvereket használnak (pl.: Snap!, Lectora, Captivate, Storyline). Mindegyik program másra képes, így a fejlesztés ideje is változó lehet használatukkal. Amennyiben szűkösek anyagi kereteink, át kell gondolnunk, az egyes tananyagok mennyire legyenek interaktívak, és melyek oktatására elegendő egy ppt konvertáló eszköz.
- Tananyagok mennyisége: Amikor egy szervezet elkezdi használni az e-learning eszköztárát, ahhoz tananyagok is szükségesek. A tananyagfejlesztés kezdetben magasabb költséggel jár, de a későbbiekben ezeket a tananyagokat nem kell ismét megvásárolni, elkészíteni, így 2-3 éves távlatban költségük már kedvezőbb. Szükség esetén aktualizálni szükséges őket, de ez nem jelent nagy költséget vagy időráfordítást.
- Kiegészítő szolgáltatások:
- Tananyagok aktualizálása: Esett már szó a tananyagok aktualizálásáról. Dönthetünk úgy, hogy a tananyagokat a beszállító készíti el, aktualizálásukat, viszont a cégen belül végzi el valaki. Ebben az esetben szükséges a fejlesztőeszköz és az elkészült nyersanyag megléte is.
- Oktatások: Ha úgy döntünk, hogy magunk szeretnénk tananyagokat készíteni, ellátni a támogatást, akkor számolnunk kell azzal, hogy az autodidakta módon történő tanulás sokszor hosszadalmas, nem feltétlenül célravezető. A legtöbb cég ajánl termékei mellé oktatásokat is. Ezek az oktatások igénytől függően akár több naposak is lehetnek, de mindenképp megéri, ha a szervezet még nem találkozott semmilyen rendszerrel.
- Kedvezmények: Érdemes érdeklődni a cégnél, ahol az ajánlatot kérjük, hogy tananyagokra mennyiségi kedvezményt tudnak-e adni, esetleg kiegészítő oktatást tudnak-e szervezni e-learning csomag megrendelésekor, esetleg van-e állandó partnerek számára kedvezmény.
Ne feledjük, az ajánlatkérés során a fentiek átgondolása nem csak az ár miatt fontos! A fentiek végig gondolása, eldöntése az e-learning bevezetését és az teljes ajánlatkérési folyamatot gördülékenyebbé, nyomon követhetőbbé teszi és a projekt lezárásakor könnyebbé teszi az eredmények értékelését.
