Néhány szó az e-learning költségeiről

“Mennyibe kerül az e-learning?” – Számos esetben teszik fel nekünk ezt a kérdést egy-egy üzleti megbeszélésünk alkalmával. Többen hozzáteszik magyarázatként, hogy náluk még azért nem került bevezetésre az e-oktatás, mert – véleményük szerint – ez egy nagyon drága megoldás. Kollégáimmal ilyen esetekben azt szoktuk kérni, hogy gondolják át, kinek mi számít drágának, ugyanis az e-learning valójában költséghatékony.

Vegyük át részletesebben: miért költséghatékony az e-learning? Azért, mert a bevezetési és fenntartási költségek jelentősen kisebbek, mint az elérhető megtakarítások (és a hatékonyabb oktatással elért bevétel növekedést és/vagy költségcsökkenést még nem is vettük számításba).

Milyen költségekkel kell számolnunk pontosan?  Az alábbi költségek számolásánál egy 300 fős céget vettünk alapul, amely egy telephelyen működik,  és a munkatársaknak van számítógép hozzáférésük. Az egyes pontokban az eltérő igények és lehetőségek miatt nem fix összeget, hanem lehetséges költségintervallumokat közlünk.

Az alábbi táblázatban összefoglaljuk a várható költségeket és ráfordításokat:

Keretrendszer
	a,	Licensz díj	0 – 3 500 000
	b,	Testreszabás	500 000
	c,	Hardware	0 – 1 000 000
		Egyszeri költségek	500 000 – 5 000 000
Tananyag költségek
	a,	Munkavédelem	400 000
	b,	Tűzvédelem	400 000
	c,	Vállalati szabályok	400 000
	d,	Elégedettség	400 000
		Tananyag költségek	1 600 000
Bevezetési költségek összesen:			2 100 000 – 6 600 000
Megtakarítások		HR jellegű költségek	1 900 000
	a,	Tanfolyam költségek	300 000
	b,	Tanfolyam költségek	300 000
	c,	Tanfolyam költségek	200 000
	d,	Tanfolyam költségek	310 000
		Utazás étkezés	?
		Károk	?
		Munkaidő kiesés	?
Megtakarítások összesen:			3 010 000

Nézzük egyesével a táblázat elemeit:

Keretrendszer bevezetése: feltételezzük, hogy az e-learning bevezetésével példabeli vállalkozásunk nemcsak a költséghatékonyságra koncentrál, hanem naprakész nyilvántartásokat és azonnal elérhető riportokat is szeretne elérni. Ehhez szükség van egy keretrendszerre, ami a tananyagok tárolásán, strukturálásán kívül többek között kezeli a felhasználókat, továbbá rögzíti tevékenységüket és az elért eredményeiket.

1. Keretrendszer licensz költség: 0 – 3.500.000 Ft. A piacon elérhetőek kitűnő funkcionalitással bíró ingyenes, nyílt forráskódú keretrendszerek is, de számos ún. zárt forráskódú termék is kapható. A rendszer kiválasztásakor figyelembe kell venni a vállalkozásnál futó bérszámfejtő, vállalatirányítási és HR rendszert, hogy az ahhoz optimálisan illeszthető keretrendszer kerüljön bevezetésre.
2. Keretrendszer bevezetési és testre szabási költség: 500.000 Ft. Ezért az árért a megrendelő számára beállításra kerülhet a rendszer, megtörténhet a felhasználók és a vállalati hierarchia felvitele, elkészülhetnek az első, tananyag független riportok, és természetesen testre szabásra kerül a keretrendszer kinézete. A bevezetés során betanításra kerülnek az informatikai osztály és a HR által delegált személyek.
3. Hardver költség: 500.000 – 1.000.000. Ez az összeg fedezi egy önálló szerver megvásárlásának költségét, amely szükséges az e-learning keretrendszer számára. Természetesen, ha a vállalkozás rendelkezik olyan szerverrel, amin a rendszer „elfér”, akkor ez a költség teljes egészében megtakarítható.

Összesen: 5.000.000 Ft (maximum)

2.)    Tananyagfejlesztés: javaslatunk szerint olyan tananyagokkal érdemes elkezdeni a bevezetést, amely minden munkavállalót érint, adott esetben évente ismétlődik és magas adminisztrációs terhet ró a HR osztályra. Jelen példában az alábbi négy tartalommal számolunk:

1. munkavédelem: 400.000 Ft. Az elkészített tananyag egyszerre megfelel a hatályos törvényi szabályozásnak és adott esetben vállalkozás speciális igényeinek.
2. tűzvédelem: 400.000 Ft. Az elkészített tananyag egyszerre megfelel a hatályos törvényi szabályozásnak és adott esetben vállalkozás speciális igényeinek.
3. vállalati szabályok (compliance, it biztonság, minőség politika): 400.000 Ft. Az elkészített tananyag teljes egészében a vállalat saját szabályait tartalmazza.
4. munkavállalói elégedettség felmérés: 400.000 Ft. Az ár tartalmazza a felmérés és az eredményeket megmutató statisztikák elkészítését.

A modulok költségének számításakor mindenképpen figyelembe kell venni, hogy ezek a költségek egyszer jelentkeznek, a modulok pedig tetszés szerinti számban ismételtethetők (évente, új belépő kolléga esetén, stb.). A tartalomban történő kisebb változtatások akár házon belül is megoldhatók.

Összesen: 1.600.000 Ft

E-learning bevezetés induló költsége tehát a fenti 4 alapmodult feltételezve: 6.600.000 Ft. (maximum)

A kiadások áttekintése után nézzük a másik oldalt, a költségcsökkentő tényezőket (míg a kiadásoknál inkább felfelé becsültünk, itt inkább lefelé húzzuk a ceruzát):

1.)    HR személy jellegű költségek: 1.900.000 Ft. Egy 300 fős cégnél feltételezzük, hogy legalább egy HR munkatárs foglalkozik (csak) a fenti kötelező képzések szervezésével és adminisztrálásával. Mivel a keretrendszer automatizál számos folyamatot, így a munkaidő legalább felében a munkatárs más tevékenységet tud folytatni. Bruttó 250.000 Ft-os havi fizetést feltételezve havonta 160.000 Ft-os megtakarítással számolhatunk.

2.)    Tanfolyam költségek:

1. Tűzvédelem: 300.000 Ft. A számítás során 1,5 órás képzéssel, 20.000 Ft-os óradíjjal számoltunk, 20 fős csoportokkal, külső szakértővel.
2. Munkavédelem: 300.000 Ft. A számítás során 1,5 órás képzéssel,200.000 Ft-os óradíjjal számoltunk, 20 fős csoportokkal, külső szakértővel.
3. Vállalati szabályok: 200.000 Ft Feltételezve, hogy a képzést több munkatárs tartja, és havonta egy alkalommal ez 4 órát vesz igénybe, éves szinten.
4. Elégedettség felmérés: 310.000 Ft. A felmérés elkészítése, kitöltetése, digitalizálása és az eredmények értékelése tapasztalatunk szerint biztosan leköt egy hónapnyi HR és egyéb munkatársat. A számítás alapja itt is bruttó 250.000 Ft-os fizetés volt.

Tanfolyam költség megtakarítás összesen:  1.110.000 Ft.

Fontos megjegyeznünk, hogy a számítás során feltételeztük, hogy a vállalkozás az összes képzést a saját termeiben oldja meg, anélkül, hogy a képzések során akárcsak egy üdítőt biztosítana a képzésben résztvevő munkatársaknak.

Költségmegtakarítás összesen: 3.010.000 Ft (minimum)

A fenti számok alapján látható, hogy 300 fős képzeletbeli vállalatunk számára az e-learning bevezetése a fenti 4 modul esetén akár azonnal is megtérülhet. Természetesen a fenti számítás minden vállalkozás esetén más eredményt mutat (szakértőink szívesen segítenek a számítás elvégzésében). A modell az alábbi paraméterekkel bővíthető:

• több telephely esetén az utazási, étkezési költség
• vállalati szabályok, folyamatok nem ismeretéből adódó károk
• munkától távollét költsége

Bízom benne, hogy példánkkal sikerült bemutatnunk, hogy miért tudjuk magabiztosan válaszolni az első bekezdésben felvetett ellenérve, hogy „igen, az e-learning bevezetése ráfordítást igényel, azonban az e-learning költséghatékony.”.

ARTanácsadó