Tudásmenedzsment eszköztár a KKV szektorban 1.

Napjainkban a technológia fejlődése és információhoz jutás egyszerűsödése miatt a tudás hamar válik elavulttá, így egyre nagyobb információhalmaz megjegyzésére, rögzítésére vagyunk rákényszerülve. Dokumentumok, elérhetőségek, kimutatások, jelszavak, módszerek várnak arra, hogy valamilyen módon megjegyezzük őket. A nagyvállalatok számára egyre több módszertan és alkalmazás válik hozzáférhetővé a szervezetben felhalmozódó tudás menedzselésére és fejlesztésére.

A kis- és középvállalkozások esetében még nem beszélhetünk elterjedt tudásmenedzsment gyakorlatról, ezért most számukra mutatunk be néhány alternatívát.

Bár maga a tudásmenedzsment egy új fogalom, több meghatározás is létezik rá, a szakirodalom egyetért abban, hogy a tudásmenedzsment célja, hogy feltárja és megszüntesse a szervezeten belüli tudáshézagokat, és olyan szervezeti kultúrát hozzon létre, ahol a tudás megosztása, rögzítése, rendszerezése érték, és a mindennapok része.

Miért is fontos ez egy kis- vagy középvállalkozás esetében?

• A szervezet nincs tisztában azzal, hogy milyen tudás birtokában van.
• Ha az információk tárolódnak is, azok nem mindig egy rendezett, logikus, mindenki által ismert formában és struktúrában történik.
• A szervezeten belüli személyek egyszerre szenvedhetnek információ tömegtől és hiánytól
• Gyakorta fordul elő, hogy egy adott tudáselem birtokában csak egy valaki van (egy szoftver, vagy módszertan), így ha ez a személy távozik a cégtől, nagy idő- és pénzráfordítással pótolható csak tudása, vagy az információ hiány anyagi veszteséget okoz.
• A nagytömegű információ nyilvántartása nehézkessé válik, zavaros, hogy a dokumentumok hol és mi alapján tárolódnak.
• Fontos, hogy a tapasztalatok megoszthatóvá váljanak, így elkerülve hogy bizonyos folyamatokat újra és újra végig kelljen csinálni.

Nézzük meg, hogy miután a vállalkozás vezetője számára már nyilvánvaló, hogy foglalkozni kell a tudásmenedzsmenttel, milyen lépések vezetnek a cél eléréséhez.

Bármennyire is apró lépésnek tűnik, nem szabad kihagynunk a tudatosítás szakaszát, ami során megismertetjük a folyamat lépéseit a kollégákkal, felvázoljuk a várható eredményeket, rövid és hosszú távú célokat fogalmazunk meg. A bevezetés utáni lépés a stratégia folyamatos gondozása, amely ideális esetben a szervezet minden szintjén megtörténik.

A tudásmenedzsment, mint folyamat beindítása nem feltétlenül csak drága szoftverek használatával lehetséges, hanem olyan eszközökkel is, amelyeket már aktívan használ a vállalkozás. Általános eszközök korábban nem felétlenül használt funkcióival kezdhetjük a bevezetést és a tudásmenedzsment folyamatának beindítását. Íme néhány tipp:

• Az e-mail rendszer hasznos, ám kevéssé használat funkcióit kihasználva indíthatjuk be az információk megosztását és rögzítését: a naptáron és a névjegyzéken túl, hasznos, ha helyettesünket, valamint az adott témában érintett kollégákat, másolatként becsatoljuk a levelezésekbe. Ezzel a módszerrel kerülhető el, hogy fennakadást okozzon távollétünk, hiszen az információ nem csak a mi levelesládánkban lesz meg.
• Vezetői oldalról érdemes minden alkalmazottról képesség-leltárat készíteni. Kiterjedhet ez a leltár egész egyszerű tudáselemekre is, mint például az informatikai tudásra, vagy akár személyes kompetenciákra is. Lényeg, hogy tisztában legyünk azzal, hogy ki mire képes, és miként aknázhatjuk ki az adott személy addig „rejtett” kompetenciáit. A képesség-leltárat tárolhatjuk egyszerű táblázatként is (pl.: excel-ben), nem szükséges hozzá drága HR támogató alkalmazás.
• Az Internetről elképesztő tudás zúdul ránk, miért ne válhatnánk mi is a tudás megosztójává? Szervezetünk népszerűsítésén túl a vállalat presztízsét növelhetjük, ha szakértői tevékenységet látunk el, blogokon publikálunk, előadásokat tartunk az arra alkalmas fórumokon.
• Már kis- és középvállalkozások esetében is elterjedt a gyakorlat, miszerint a munka egy központi szerveren folyik. Amennyiben ezt a szervert távolról is elérhetővé tesszük, akár motiváló eszköznek is nevezhetjük az otthonról történő munkavégzést. Ezen túl távoli elérhetőséggel mindenképpen lehetőséget adunk arra, hogy a nem tervezett távoléten lévő kolléga (pl.: betegség) bejelentkezve tovább tudja lendíteni a hiánya miatt megakadó munkafolyamatokat.
• Leginkább kisvállalkozások esetében tapasztalható, hogy a létszámból fakadóan egy nagy, vagy 2-3 kisebb helyiségben dolgoznak a beosztottak. A heti feladatok, távollétek nyilvántartása akár egy egyszerű táblán is áttekinthetően vezethető, megjelölve a felelősöket és határidőket. Ugyanezt a módszert alkalmazhatjuk egy mindenki által elérhető excel táblázatban is.

Nem szükséges tehát első lépésként egy teljesen új eszközt bevezetni, amely akár túlságosan is bonyolult, vagy drága lehet. Nézzük végig jelenlegi eszköztárunkat, és azzal kezdjük a tudásmenedzsment folyamat beindítását és elfogadtatását! Következő cikkünkben a tudatos tudásmenedzsment folyamatok beindítása kapcsán a munkatársak részéről tapasztalható ellenállás kezeléséről lesz szó.