A koronavírus okozta helyzetben számos munkavállaló kényszerült arra, hogy otthonról dolgozzon az elkövetkezendő hetekben, hónapokban. Bár manapság már egyre több cégnél adott a rugalmas munkaidő és a home office lehetősége, mégis sokaknak ez egy nagyon új és szokatlan helyzetet jelent, mely megváltoztatja a mindennapi megszokott rutint és amely új kihívások elé állít bennünket. Cégünknél már évek óta működik az otthonról dolgozás lehetősége, így ezekből a tapasztalatokból szeretnénk pár hasznos tanácsot megosztani, mely reméljük segítségül lesz a hatékony otthoni munkavégzéshez.
Időbeosztás/ napi rutin kialakítása
Számos tanács szól arról, hogy otthoni munka során is érdemes hasonló készülődéssel kezdeni a napot, mint ha munkahelyünkre mennénk, hiszen ez ráhangol bennünket arra, hogy nem épp a szabadságunkat töltjük el otthon, hanem dolgozni fogunk. Erre egy jó megoldás lehet, ha ilyenkor is rendbe tesszük külsőnket és kényelmes ám igényes ruhába öltözünk fel.
Otthonról történő munka esetén úgy érezhetjük miénk az egész nap, mégis az idő könnyen elszaladhat felettünk és a napi elvégzendő teendők káoszba fulladhatnak. Az idő és a feladatok kontrollálása érdekében, fontos egy előre megtervezett időbeosztás kialakítása, melyhez folyamatosan tartjuk magunkat. Ez a napi rutin mindenkinél változó lehet, valakinél az válik be, ha ledolgozza egyben a napi munkaidejét (mint ahogy amúgy is tenné munkahelyén), más kisebb idősávokban de egész napra kiterjedve ossza be napját hogy, mikor dolgozik. Bármilyen módszert is alakítunk ki a lényeg, hogy ez segítsen bennünket az időnk megfelelő beosztásában és kontrollálásában.
Plusz nehézséget okozhat a jelenlegi helyzetben az is, ha kisebb, nem önálló gyermekeink vannak, akik szintén otthon töltik napjaikat, hiszen így nem csak magunkat, hanem őket is koordinálnunk kell. Ehhez segítség lehet, ha az ő napi rutinjukat hozzáigazítjuk a sajátunkhoz. Kezdjük a napot azzal, hogy letisztázzuk kire milyen feladat vár, segítsük a gyerekeket feladataik elkezdésében, majd miközben ők tanulnak, feladataikkal foglalkoznak mi is el tudjuk kezdeni saját munkánkat. Ha olyan helyzetben vagyunk, hogy mindkét szülő otthon van érdemes felosztani a napot, hogy ki mikor foglalkozik a gyerekekkel segítve ezzel egymást. Tartsunk családi megbeszéléseket, hogy a gyerekek is megértsék ez mindenki számára egy új és nehéz körülmény épp ezért fontos az együttműködés.
Feladatok priorizálása
Munkánk megfelelő haladása érdekében egy lényeges pont lehet, ha feladatainkat csoportosítjuk fontossági sorrend szerint. Készítsünk ütemtervet a feladatok leadási határideje alapján és eszerint kezdjük el azok elvégzését. Ha egy feladatnak nincs konkrét határideje, akkor tűzzünk ki saját magunk előtt egy célt arról, hogy mikorra, milyen ütemben tervezzük a befejezését, így biztosan minden munkafolyamat el lesz végezve.
Megfelelő környezet kialakítása
Alakítsunk ki kényelmes, tiszta és rendezett környezetet magunk körül, ahol dolgozhatunk. Ügyeljünk rá, hogy minél kevesebb dolog vonja el a figyelmünket a munkáról. A háttérben hallgathatunk ízlésünknek megfelelő zenét, mely motiválhat a munkánkban, azonban tévé, filmek és sorozatok nézését érdemes elkerülni munka végzés közben.
Szünetek tartása
Bent dolgozva munkahelyünkön többször van alkalmunk kisebb szünetek megtartására, egy-egy kávé vagy kisebb beszélgetés során, azonban fontos, hogy otthoni munkavégzés során is iktassunk be szüneteket annak érdekében, hogy aztán újult erővel folytathassuk munkánkat. Ilyenkor érdemes egy nagy szellőztetést is végezni, abban a helységben, ahol dolgozunk, hiszen ez szintén segít abban, hogy jobban tudjunk koncentrálni feladatainkra.
Heti meeting
Érdemes minden hetet egy közös online meetinggel kezdeni, mely segít körvonalazni és tisztán látni az elkövetkezendő napok feladatait és a jövőbeli terveket. Ez egyrészről a munkavállalóknak is segítség, hogy követni tudjuk saját és kollégáink feladatait, illetve a vezetőség felé is egy jó visszajelzés arról, hogyan haladnak a munkafolyamatok.
Különösképpen fontos ebben a helyzetben a tiszta, egyértelmű és következetes kommunikáció, valamint egymás segítése és bátorítása, ezzel elkerülve minden esetlegesen felmerülő hibát a munkánk során.
Reméljük ezzel a cikkünkkel hasznos tanácsokat adhattunk, melyet alkalmazni tudtok majd home office során.
Forrás:
https://www.inc.com/larry-kim/9-tips-to-increase-productivity-in-your-home-office.html
https://www.lifehack.org/369556/8-tips-set-your-home-office-for-serious-productivity
