Ne vesztegesd az idődet olyan riportok készítésére, amik senkinek sem hasznosak! Győződj meg róla, hogy elkerülöd ezt az öt gyakori hibát!
Így kerüld el a hibákat
A riportolás minden üzleti területen igen lényeges feladat, ezért nagyon fontos, hogy helyesen végezzük! A nem megfelelő riportok nem csak időveszteséget okoznak, hanem helytelen eredményeket adnak, amelyekre nem szeretnénk alapozni a fontos üzleti döntéseket.
Figyelembe kell venni azt is, hogy a riportok áttekinthetőek és könnyen értelmezhetőek legyenek, így aki olvassa, pontosan azt az információt tudja megszerezni, amire szüksége van.
A továbbiakban bemutatjuk azt az öt jellemzően előforduló hibát, ami a keretrendszerekből való riportálással kapcsolatos!
1. Rendszertelen riportolás
Könnyű elkövetni azt a hibát, hogy nem riportolunk elég rendszeresen. Lehet, hogy nem ez a kedvenc időtöltésed, de nagyon fontos megfelelően ütemezni! Ha pl. csak félévente kérdezed le az eredményeket, akkor fél év telik el, mire észreveszed, hogy valami nincs rendjén! Emellett nem tudsz hatékonyan tervezni a céged számára, ha 5-6 hónapos adatokból tudsz dolgozni!
Riportolj olyan gyakran, ahogy csak tudsz, és akkor mindig naprakész kép fog előtted állni, aminek segítségével jóval könnyebben tudod kezelni az esetleges problémákat.
2. Nem megfelelő fókusz
Találkozhatsz azzal az igénnyel (saját magad vagy munkatársaid, ügyfeleid részéről), hogy MINDEN létező adat kinyerése szükséges. Első lépésként azt kell kigondolni, hogy milyen adatokra van szükség. Egy bizonyos csoport eredményei érdekelnek? Egy teszt kérdései közül a problémásak megtalálása? Mennyi időt töltenek a tanulók a rendszerben? Ha megvan a kérdés, meg kell találni, mely adatok szükségesek a megválaszoláshoz. Ez alapján fókuszáltabb riportokat tudsz készíteni, sok felesleges adattól mentesen.
Ha nem csak neked készül a riport, figyelembe kell venned a célcsoport igényeit. Különböző ágazatoknak különböző adatok lényegesek, szóval nem kell mindenkinek látnia olyan adatokat, melyek valaki másnak szükségesek.
3. Egy NAGY riport
Ahogy az előbb is írtuk, elsőre jó ötletnek tűnhet minden adatot egy riportba zsúfolni, de amikor az adatok elemzésére kerül a sor, kiderülhet, hogy csak egy nagy, használhatatlan dokumentumot készítettünk, amihez senkinek sem lesz kedve belekezdeni.
Ha úgy érzed, hogy sok szempont van, ami alapján riportolni kell, miért ne készíthetnél többféle riportot? Mindegyik riportot hegyezd ki egy kérdésre, és akkor nem lesznek túlbonyolítva. A célközönség tagjai pontosan tudni fogják, melyik riportra van szükségük.
4. Nincs meg minden szükséges adat
A túl sok adat riportálásához képes a másik véglet, ha nincs meg minden szükséges adat. Ennek gyakori oka, ha a szükséges adatok nem egy helyen tárolódnak, így nehezebb előhívni őket. Ha a fontos adatok különféle dokumentumokban, táblázatokban, online dokumentumokban, egyedi számítógépeken vannak tárolva, sosem fogod megtalálni az adatot akkor, amikor szükséged van rá. Egy központi rendszer használata nagyban megkönnyíti az életet, garantálja, hogy minden szükséges adat rendelkezésre álljon.
5. Idő és energia vesztegetése
Az utolsó nagy hiba az lehet, ha manuálisan állítod elő a riportokat. Ha már megvannak a kritériumok, időt és energiát spórolhatsz azzal, ha automatikus ütemezést állítasz be a lekérdezésekre. Ahelyett, hogy kézzel építenéd fel a riportot az alapoktól, csak annyit kell tenned, hogy megnyitod őket, vagy elküldöd őket azoknak, akiknek szükségesek. Ezekre számos megoldás létezik, ha érdekelnek, vedd fel velünk a kapcsolatot!
